CRM Seçim Rehberi: 10 Soruyla Doğru Yazılımı Bulma

Türkiye'de emlak sektörü için CRM seçimi yaparken, çoğu yönetici "özellik karşılaştırma tablosu"na bakar ve 25 özelliği olan ürünü 18 özelliği olana tercih eder. Ama gerçek karar, özellik listesi değil, kullanım senaryonuza uyum'dur. Bir özellik kataloğunda görünen "lead skoru" sizin için faydalı değilse, o özelliğin varlığı satın alma sebebi olamaz.

Bu rehberde, CRM seçim sürecinde sormanız gereken 10 kritik soruyu pratik örneklerle ele alıyoruz. Bu sorular CRM satıcısına değil, kendinize ve ekibinize sormanız gereken sorulardır.

Soru 1: Ekip büyüklüğüm bugün kaç, 12 ay sonra kaç olacak?

1 kişilik bir bireysel danışman ile 50 kişilik kurumsal ofis, aynı sistemi kullanmamalıdır. Bireysel için "ekip yönetimi", "hiyerarşi", "rol bazlı yetki" gereksizdir; basit bir contact + pipeline yeterlidir. Firma için ise rol modeli, müdür-danışman ilişkisi, gizli alan görünürlüğü zorunludur.

Kullanıcı başına ücret modelinde 12 ay sonraki büyümeyi öngörmek bütçeyi de etkiler. 5 kişiyle başlayıp yıl sonu 15 kişi olacaksanız, kullanıcı başına 200 ₺/ay ücretli bir CRM yıllık maliyetinizi 36.000 ₺ yapar.

Soru 2: Hangi sektördeyim — sadece emlak mı, yoksa inşaat firması da var mı?

Eğer sadece ikinci el alım-satım yapıyorsanız, basit pipeline ve portföy modülü yeterlidir. Eğer inşaat firmasıysanız, ihtiyaç farklıdır:

• Proje > Blok > Kat > Daire hiyerarşisi,
• Kroki üzerinde daire durumu (satıldı, kapora, opsiyon, boş),
• Ödeme planı yönetimi (kapora + peşinat + ara ödeme + tapu),
• Hakediş ve ilerleme bazlı raporlar.

Jenerik CRM'lere bu özellikleri "özel geliştirme" ile eklemek aylar alır ve genellikle yarım kalır.

Soru 3: Sektörel mi, jenerik mi CRM seçmeliyim?

Salesforce, HubSpot, Zoho gibi global CRM'lerin gücü: ekosistem, entegrasyon zenginliği, kurumsal güvenlik sertifikaları. Zayıflığı: gayrimenkul kavramları "deal" alanlarında yamalı çözülür.

Sektörel CRM'lerin gücü: portföy, daire, ödeme planı, komisyon paylaşımı gibi kavramlar yerli yerinde. Zayıflığı: global CRM'lere göre daha küçük ekosistem.

Karar kriteri: Yıllık ciro 50 milyon ₺ üstünde, çoklu lokasyon olan büyük kurumlar global CRM'i seçer; orta ölçekli ve küçük ofisler için sektörel her zaman daha verimli.

Soru 4: Bulut (cloud) mu, kendi sunucumda (on-premise) mı?

Kriter	Bulut (SaaS)	On-premise
İlk maliyet	Düşük (aylık)	Yüksek (lisans + sunucu)
Bakım	Sağlayıcı yapar	Kendi IT ekibiniz
Yedekleme	Otomatik	Manuel sorumluluk
Güvenlik	Sağlayıcının seviyesi	Sizin yatırımınız kadar
Erişim	Her yerden	VPN gerekir

2026 itibarıyla küçük-orta ölçekli emlak ofisleri için bulut çözüm her zaman avantajlıdır. On-premise ancak veri hassasiyetinin çok yüksek olduğu büyük kurumlarda anlamlıdır.

Soru 5: KVKK ve Türkiye'ye özgü gereklilikler karşılanıyor mu?

Yurt dışı kaynaklı CRM'lerin çoğu bu konuda eksiktir. Sormanız gereken sorular:

• Veri Türkiye'de mi tutuluyor? (KVKK madde 9, yurt dışına aktarım için açık rıza şart),
• Rıza tarihi + IP saklaması var mı?,
• "Verilerimi sil" talebine 30 gün içinde cevap mekanizması var mı?,
• e-Fatura entegrasyonu mevcut mu?,
• Türkçe arayüz, Türkçe destek var mı? Saat dilimi GMT+3 mü?

Bu sorulardan birine bile "yok" cevabı geliyorsa, ileride mali müşavirinizi ve KVKK'yı uğraştırırsınız.

Soru 6: Entegrasyonlar var mı?

CRM tek başına çalışmaz; çevresindeki sistemlerle konuşmalı:

• Meta Lead Ads: Facebook/Instagram reklamlarından gelen lead otomatik düşmeli. Detaylı kurulum rehberi.
• sahibinden.com: Portföy senkronizasyonu (CRM'de eklediğiniz ilan otomatik sahibinden'e gitsin).
• SMS sağlayıcısı: Netgsm, İletimerkezi gibi yerel SMS gateway entegrasyonu.
• e-Fatura: Satıştan tek tıkla GİB uyumlu fatura.
• Muhasebe yazılımı: Logo, Mikro, Luca gibi yerel yazılımlarla satış kayıtlarını paylaşma.
• Google/Apple takvim: Müşteri randevuları danışmanın kişisel takvimine düşmeli.

Soru 7: Mobil deneyim nasıl?

Saha danışmanı 8 saatinin 6'sını telefonda geçirir. CRM'in:

• iOS + Android uygulaması olmalı (web responsive yetmez),
• Offline çalışma (internetsiz alanda not alıp sonra senkronize edebilme),
• Push bildirim (yeni lead, yaklaşan randevu, atanan görev),
• Hızlı arama (3 tıkta müşteri kartı açılmalı).

Mobil CRM yazımızda saha kullanımının kritik detaylarını ayrıntılı paylaştık.

Soru 8: Gerçek maliyet nedir? (görünür + gizli)

Aylık fiyat etiketinin yanına şunları ekleyin:

• Kullanıcı başına ücret: Pazarlamada "Pro plan 149 ₺/ay" yazsa da, 10 kullanıcıda toplam 1.490 ₺/ay.
• Modül ek ücreti: "Pipeline her plana dahil" denir, ama özel rapor için ek modül 500 ₺/ay olabilir.
• Kurulum + eğitim: Bazı sağlayıcılar 5.000-20.000 ₺ tek seferlik kurulum bedeli alır.
• Veri migrasyonu: Eski sistemden veriyi taşımak için profesyonel hizmet 10.000-50.000 ₺ olabilir.
• Entegrasyon geliştirme: Özel API entegrasyonu için saatlik ücret 1.500-3.500 ₺.
• Destek paketi: 7/24 telefon desteği aylık 500-2.000 ₺ ek ücretli.

Gerçek maliyet, ilk yıl için sticker fiyatın 2-3 katı olabilir.

Soru 9: Veri çıkış (export) ne kadar kolay?

Bir gün bu CRM'den vazgeçip başkasına geçmek isteyebilirsiniz. O gün geldiğinde verinizi nasıl alacaksınız?

• CSV export tek tıkla mı yapılıyor?
• Müşteri kartının zaman çizelgesi (tüm aktiviteler) export'a dahil mi?
• Yüklediğiniz dosyalar (sözleşmeler, fotoğraflar) toplu indirilebiliyor mu?
• API üzerinden veri çekme imkânı var mı?

Eğer "veriyi sadece manuel ekrandan görebilirsiniz" cevabı gelirse, o CRM sizi "kilitler". Bu kilit, ileride fiyat artışlarına direnme gücünüzü azaltır.

Soru 10: Destek ve geliştirme aktif mi?

Son sorular:

• Son 12 ayda kaç major güncelleme çıkardı?
• Destek kanalları neler? (telefon, e-posta, canlı chat, ticket sistemi)
• Destek yanıt süresi taahhütlü mü?
• Türkçe destek mi, yoksa İngilizce sesli yapay zeka mı?
• Sosyal medyada, Google'da yorumları nasıl?

Bir CRM'i "satın aldıktan sonra desteksiz bırakılan ürün" haline getirmemek için, satıcının firma olarak istikrarı kontrol edilmeli.

Karar matrisi

10 sorunun cevabını puanlayın: her CRM için 1-5 puan verin, toplam puanı karşılaştırın. Ama tek matematik karar değildir; en yüksek puanlı 2-3 CRM'i aynı hafta deneme aboneliği ile test edin. Gerçek kullanım, kataloğun anlatamayacağı şeyleri gösterir.

Sonuç

Doğru CRM seçimi, ofisinizin sonraki 3-5 yılını şekillendirir. Yanlış seçim, geçişin ikinci yılında "tekrar değiştirmemiz lazım" cümlesiyle sonuçlanır ki bu çok pahalı bir döngüdür. Bu 10 sorulu çerçeveyi kullanın, deneme aboneliklerini ihmal etmeyin ve özellikle "veri çıkış" sorusunu asla atlamayın.

Detaylar için: CRM nedir ve modülleri nelerdir, Excel'den CRM'e geçiş rehberi, mobil CRM yazılarımız konunun farklı boyutlarını ele alıyor.